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Você sabe a diferença entre produtividade e eficiência?

Produtividade e eficiência são dois termos intimamente ligados, mas não dizem a mesma coisa. Por falta de conhecimento muitas pessoas acabam por associar uma a outra sem levantar os pontos que as distinguem.

Produtividade e eficiência são dois termos intimamente ligados, mas não dizem a mesma coisa. Por falta de conhecimento muitas pessoas acabam por associar uma a outra sem levantar os pontos que as distinguem.

Falando especificamente da administração de uma pequena empresa, a produtividade e a eficiência são fatores determinantes para a definição de um negócio que tenha grandes chances de dar certo e com valor de mercado. Aprender sobre eficiência e gerir a produtividade, sabendo a diferença entre elas pode te levar ao caminho do sucesso.

Nesse artigo você entenderá o que quer dizer produtividade separadamente de eficiência, e quais são as diferenças entre esses fatores tão importantes para uma empresa trilhar um caminho sólido num mercado tão competitivo.

A eficiência

Quando falamos de eficiência estamos tratando do que é competente e realiza as funções da maneira correta. Se você deseja ter sucesso no seu segmento de atuação, ser eficiente é fundamental. A eficiência não é uma habilidade que se desenvolve sozinha. Se você é eficiente, você também é organizado, comprometido, concentrado e criativo.

A análise da eficiência da empresa avalia os níveis de realização na parte produtiva da organização, isto é, eficiência da produção diz do quanto se produz em relação ao quanto se deveria estar produzindo.

As pequenas empresas ou aquelas que estão começando dependem de modelos de eficiência para identificarem o que pode ser cortado do orçamento para reduzir custos e investir somente no que realmente gera os resultados esperados. Além disso, os sistemas eficientes ajudam a aumentar os lucros e os índices de produção.

A produtividade

A produtividade é a relação entre os recursos utilizados e a produção final. É o resultado da capacidade de produzir, de gerar um produto. Produtividade é a expressão da eficiência de qualquer negócio. Por exemplo, no setor da indústria a produtividade está diretamente ligada a eficiência na produção.

A produtividade calcula como os recursos serão utilizados em relação ao objetivo da empresa, permitindo que você enquanto empreendedor tenha uma visão mais ampla de onde os recursos estão sendo utilizados.

A diferença entre eficiência e produtividade

Até aqui ficou bem claro para você que esses dois fatores são essenciais e fazem parte do desenvolvido da sua empresa. Um bom exemplo para facilitar a compreensão da diferença entre produtividade e eficiência, é pensar em quantidade e qualidade. Deve se pensar na qualidade dos produtos ou serviços mesmo a crescente demanda em se produzir em maior quantidade.

No caso das grandes empresas, por terem recursos suficientes para fazer qualquer que seja o investimento, a falta de eficiência acontece e os gestores nem percebem. Já no caso das pequenas empresas a situação muda de figura. A ineficiência afeta todas as empresas e, as pequenas, se não identificarem esses processos ineficientes para transformá-los, a empresa não conseguirá sobreviver ou não crescerá.

A ineficiência gera custos muito caros, independente de qual seja o seu negócio. Para combater esse problema tão comum você vai precisar determinar medidas de produtividade para indicar o nível de eficiência de cada um dos processos internos. Muitos desses problemas são fáceis de ser resolvidos.

A grande questão é que, por você não acompanhar os processos internos avaliando-os para saber se eles realmente funcionam, sua empresa vai perdendo recursos. Os problemas administrativos, mesmo com o impacto que causam na empresa, são mais fáceis de ser solucionados do que os problemas que envolvem sua equipe.

Trabalhar a produtividade pessoal da sua equipe para que eles sejam eficientes e entreguem resultados é um trabalho diário que não acaba nunca. Se a sua posição for de liderança, estabeleça diálogo com sua equipe para conhecê-los melhor, sabendo quais são as ambições e necessidade que cada um precisa.

Esse diálogo pode te ajudar a identificar onde estão os pontos que você precisa trabalhar para motivar sua equipe, fazendo com que ela seja produtiva e contribua com processos eficientes.

6 dicas para aumentar sua produtividade

Conheça algumas dicas para você melhorar a produtividade da sua empresa e adequar os processos da sua empresa e veja quanto de recursos e tempo você vai ganhar com esses novos hábitos.

Antes de mais nada lembre-se sempre que sua empresa é composta por pessoas, que se organizam em processos para fazer a roda girar, ou seja, uma empresa é composta por pessoas e, quanto mais produtivas elas forem, mais eficiente serão seus processos.

1. Identifique as falhas

Identifique as falhas que atrapalham a produtividade e avalie os processos de cada departamento. Faça uma análise minuciosa para saber onde você está injetando dinheiro e como ele tem sido gasto. Reúna o máximo de informações que conseguir antes de tomar qualquer decisão.

Acompanhar os processos internos permite que você tinha insights pra reformulá-los e propor melhorias para aumentar a produtividade. Fazer isso de forma assertiva é o grande desafio, por isso te falamos da importância de ter informações relevantes como base para qualquer decisão. Assim, você consegue automatizar os processos e cortar gastos desnecessários.

2. Planejar nunca é demais

Se você está começando a empreender, jamais se esqueça e etapa do planejamento estratégico. Planejar nunca é demais e fará toda a diferença para tudo o que for feito de uma organização.

Grande ou pequena a sua empresa não deve dar um passo sequer sem que você planeje as ações. Planejar é definir o comportamento institucional de acordo com as metas que precisa alcançar. Não existe sucesso sem planejamento.

No dia a dia você vai observar que as situações não se portam exatamente como estipulado pelo planejamento. Então, não deixe que as adversidades afetem a produtividade da sua empresa e faça as adaptações necessárias.

3. Estabeleça estratégias

No seu planejamento deve conter todas as ações estratégias, inclusive uma previsão de todos os riscos que podem acontecer e como você deve agir para solucionar o problema o mais rápido possível. Saiba a importância da estratégia e do planejamento para as organizações em tempos de crise.

Uma empresa nunca é estável, uma vez que o mercado não é estável. Para isso, controle ao máximo todos os recursos e como você faz os investimentos. Altos e baixos, saber aproveitar as oportunidades e enfrentar crises e realizar corte de gastos, mudanças nos processos demandam estratégias que precisam ser avaliadas periodicamente.

Uma dica para você (pequena e média empresa) manter os processos eficientes e com alta na produtividade é investir em tecnologia para reduzir o tempo gasto em tarefas corriqueiras. É bem provável que seu time de colaboradores seja reduzido e não haja tempo sobrando para realizar tarefas paralelas. Use a tecnologia e deixa seus funcionários trabalharem focados em resultados.

Veja outras dicas para traçar estratégias para sua empresa.

4. Motivação é fundamental

Criar um clima organizacional agradável confortável e harmonioso é ponto de partida para ter uma equipe integrada, organizada e cooperativa. Motivar não é só fazer elogios, envolve também oferecer boas condições físicas para o funcionário.

Ter uma cadeira que não machuque as costas, ter sempre a mão materiais de escritório, um espaço reservado para um café no meio do expediente. Algumas empresas, na maior parte das vezes as startups, disponibilizam um espaço de descontração (e integração), como, por exemplo, televisão, livros, guloseimas, jogos e campeonatos disputados entre os funcionários.

A motivação pode ser trabalhada de várias formas e começar pelo clima organizacional deixa os profissionais mais a vontade para fazerem suas tarefas e eles produzirão mais por isso. Avalie seus recursos e veja o que sua empresa tem como um benefício (diferencial) para os integrantes da equipe.

5. Capacite sua equipe

Profissional produtivo é aquele que da conta do serviço e sempre está melhorando a qualidade do seu serviço. Já o profissional eficiente é o que encontra as melhoras formas de solucionar as demandas.

Para isso, esse profissional precisa de capacitação para acompanhar as tendências do mercado, reduzindo a probabilidade de erros e tornando-o mais confiante para ousar em processos inovadores.

6. Saiba se comunicar

Saber se comunicar não é ter a capacidade de conversar com sua equipe. Se comunicar é a habilidade de saber como e quando você deve falar e a maneira que você deve usar para falar com cada funcionário.

Além da sua comunicação de líder para com os liderados, você precisa se certificar de que a comunicação entre os colaboradores funciona para que não haja falta de informação e o processo produtivo fique prejudicado.

Invista tempo em planejar estrategicamente eliminando as barreiras da comunicação ao invés de gastar dinheiro reparando danos ocasionados pela falta de informação. Uma maneira de você resolver esse problema é fazer reuniões periódicas.

Ninguém gosta de reuniões que duram o dia todo, então a proposta deve ser encontros curtos e objetivos apenas para alinhar os fluxos internos. Você leva a pauta a ser discutida e conduz a reunião de forma organizada com duração programada.