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Sistemas para empresas: 6 indicações de softwares gratuitos

Escolher um sistema para empresas é uma das tarefas que requer mais atenção, pois trata da gestão corporativa de um modo geral. O software deve possuir algumas características essenciais de integração e parametrização, além ser fácil de operacionalizar para você não gastar tempo para conseguir utilizar o sistema.

Escolher um sistema para empresas é uma das tarefas que requer mais atenção, pois trata da gestão corporativa de um modo geral. O software deve possuir algumas características essenciais de integração e parametrização, além ser fácil de operacionalizar para você não gastar tempo para conseguir utilizar o sistema.

Um sistema para empresas deve ser customizado de acordo com as informações das políticas institucionais, normas e processos e demais atributos que diferenciam as organizações.

As pequenas e médias empresas encontram maior dificuldade na escolha do software, uma vez que ainda não tem um sistema de gestão e surgem inúmeras dúvidas em relação ao que será verdadeiramente útil.

Sabendo dessa dificuldade em escolher o sistema mais adequado para sua empresa, nesse artigo vamos te dar dicas de como selecionar um sistema de gestão e te mostrar softwares gratuitos que você pode usar.

Sistemas para empresas: como escolher?

O primeiro passo que você deve consultar é a relação custo e benefício. Considere as vantagens que a implantação desse sistema vai gerar. Se você chegar a conclusão de que o sistema de gestão será benéfico, sendo considerado um investimento e não um custo, adquirir o software será a melhor escolha.

Você pode querer um sistema de gestão personalizado, feito especialmente para sua empresa e isso é possível. No entanto, o custo para criar um software é muito maior do que comprar ou adaptar algum já existente.

Os próximos parágrafos serão os passos que você deve analisar para adquirir um sistema para empresas. Se você começou a empreender a pouco tempo ou ainda não tem recursos suficientes para criar um sistema próprio, existe uma ótima solução para isso e vamos te mostrar como.

Determinada a necessidade de um sistema de gestão, faça uma avaliação inicial para definir o que sua empresa precisa de acordo com os recursos e tecnologias empregados no sistema. O caminho mais adequado é procurar uma consultoria especializada em informática.

Analise as funcionalidades contidas no sistema escolhido e se elas atendem a sua necessidade. Veja como a aplicação do software vai impactar no seu negócio trazendo benefícios como a redução de custos, diminuição de tempo em operações corriqueiras, eliminação do re-trabalho com um sistema inteligente e integrado, aumento na eficiência (principalmente no atendimento aos clientes), aumento de competitividade.

Assim como todo empreendedor, você vai querer um sistema de gestão que atenda a todas as suas necessidades, sem exceção. Mas, por se tratar de um software já desenvolvido, o que se torna possível é uma adequação do sistema para sua empresa.

É por meio da flexibilização, parametrização e disponibilidade de se desenvolver particularidades, que você (enquanto empresa) tentará chegar mais perto do que seria seu objetivo inicial com um sistema de gestão.

O produto deve ser adequado com a nossa legislação tributária e você vai precisar de uma garantia da atualização constante, uma vez que a legislação muda e sua empresa não poderá ficar para trás.

Veja também se a linguagem utilizada para o desenvolvimento do software é legítima e aceita em outros lugares no mundo. Escolher um fornecedor de banco de dados que você utilizará merece uma atenção especial, afinal, é uma parte fundamental para todo o sistema em função da segurança e integridade, no qual estarão armazenadas todas as informações do seu negócio.

Pensando na integridade e segurança das transações, o sistema de gestão deve ser rastreável, oferecendo a você ( administrador do software) recursos que te possibilitem identificar qual usuário executou determinada ação.

A integração do sistema com a internet e outros aplicativos é de extrema importância para a gestão de toda empresa, independente do segmento de atuação. Hoje com a facilidade do acesso a informações e produtos mais baratos, você encontra aplicativos gerencias para poder compartilhar informações sobre o planejamento de recursos corporativos. Não se esqueça de avaliar os recursos de comunicação.

Sistemas para empresas: evite riscos

A implementação de sistemas para empresas diz da integração de todas as áreas. É uma forma de estimular a interação entre os funcionários e fazê-los estabelecer relacionamentos corporativos.

Antes de fechar negócio veja as limitações do sistema que você está contratando, bem como os objetivos que você tem com essa função interativa, pois afetará, direta ou indiretamente, os processos internos.

É importante buscar o máximo de referências, tanto do produto, quanto do fornecedor. Encontre uma empresa de consultoria de informática confiável e veja quem são os parceiros deles e quais são os produtos que estes oferecem.

A implantação do sistema de gestão na sua empresa será feita por uma assessoria de informática e os prazos e custos dessa instalação devem caber no orçamento (junto com gastos em manutenção).

Acompanhe o processo de instalação para garantir que o prestador de serviço entregará o sistema conforme o solicitado, de acordo com as personalizações para o seu negócio. A equipe de instalação precisa estar atualizada compreendendo o objetivo do seu projeto.

Após a instalação do programa, você vai precisar treinar seus funcionários para que não comentam erros e o tempo que eles gastarem tentando operacionalizar não afete a produtividade coletiva. Faça os utilizarem ao máximo os recursos disponíveis no sistema.

Peça aos funcionários para documentarem tudo o que fazem no sistema e qual a maneira mais eficiente de realizar as tarefas, para que novos colaboradores, ao chegarem na empresa, entendam o objetivo de cada funcionalidade.

Softwares gratuitos de sistemas de gestão empresarial

Essa não deve ser a primeira e nem a última vez que você analisa os prós e os contras de adotar um sistema de gestão. Para sua empresa (pequena ou média) aderir a um sistema de gestão pode aliviar alguns processos internos, mas leva uma boa parte do seu orçamento mensal.

Se sua empresa está começando agora, você sabe a importância do investimento em tecnologia que ajudam a projetar seus ganhos. Concomitante, você perceberá a necessidade de ter um software de gestão e, para isso, te mostraremos as opções gratuitas.

Conheça então alguns dos softwares que não vão interferir no bolso da sua empresa e te auxiliarão a melhorar a produtividade.

Crossloop

O Crossloop é um sistema remoto que pode te salvar caso seu computador resolva parar de funcionar. Ele te conecta com um especialista confiável de sua base de dados ou até mesmo com outros usuários para trocarem informações e chegarem a uma solução. Por exemplo, se você tive um problema com seu antivírus, basta fazer uma busca no site para encontrar pessoas online dispostas a ajudar.

Dropbox

Os relatórios dentro de uma empresa costumam ser impressos várias vezes, passando por modificações até chegar na versão final e na sua empresa não deve ser diferente, não é mesmo? O Dropbox te permite compartilhar arquivos de um jeito muito mais prático, além de sustentável. Os documentos podem ser compartilhados por qualquer computador ou smartphone, desde que o usuário se cadastre gratuitamente na plataforma.

Manic Time

Se tratando de uma pequena empresa, em algum momento você começará a ter um número satisfatório de clientes e precisará aumentar a produtividade para não ter que passar o dia e a noite trabalhando para atender a demanda.

Para isso, você precisa otimizar seu tempo de trabalho, principalmente o tempo do seus funcionários. O Manic Time é uma ferramenta que te ajudará a ter esse controle, pois ele foi feito para armazenar tudo o que foi feito no computador durante o período trabalhado. Assim, você saberá como seus colaboradores têm gastado o tempo.

Ao fim do dia, o software emite um relatório mostrando qual foi o desempenho daquele dia. Muito melhor você ter uma ferramenta dessas do que ter que ficar checando o que seu funcionário está produzindo ou enrolando para entregar as demandas.

Open Drive

Não há nada mais desesperador do que chegar para se apresentar em uma reunião e perceber que esqueceu o pen drive. Isso já acontece com você? Se você deixa o notebook em casa, provavelmente já passou por isso e sabe como é horrível.

Pensando nisso, o Open Drive funciona como um pen drive virtual. Legal, não é mesmo? Você armazena todos os arquivos na web, e também existe a função de compartilhar documentos, sincronizar pastas e ter um link no e-mail que direciona para um determinado arquivo. Assim como o Dropbox, o Open Drive é gratuito, mas após atingir o limite, você precisa comprar para ter mais espaço disponível para novos arquivos.

Open Office

Esse software funciona como um substituto para o pacote Office disponibilizado pela Microsoft. Nas funcionalidades, você pode escrever documentos, fazer planilhas, criar apresentações de slides e ter uma base de dados.

Xobni

E-mails são documentos extremamente importante e se não tivermos atenção ao ler e não definir uma forma de organizá-los, vai chegar uma hora em que você não conseguirá encontra nenhuma informação, além de estourar sua capacidade de armazenamento.

Perder e-mails porque apagou sem querer ou moveu para a pasta errada e acabou misturando tudo acontece quando você querer limpar sua caixa de entrada com pressa e não dá a devida atenção. Se isso ocorre frequentemente com você, o Xobni vai te ajudar a superar isso.

Trata-se de um buscador eficiente para o Outlook e auxilia a encontrar informações como, por exemplo, contatos, perfis em redes sociais e anexos. A proposta é que você acesse o e-mail pela plataforma para o software te ajudar a reunir todos os dados sobre as mensagens do seu endereço de e-mail.

Melhore o sistema de gestão da sua empresa

Um sistema para empresas que trabalhe a gestão só traz benefícios, principalmente para as pequenas empresas, como, por exemplo, otimização dos processos, assertividade nas tomadas de decisão e redução de custos.

Pensando nisso, e depois de te ensinar como escolher um sistema de gestão, prevenir riscos e indicar alguns softwares para otimizarem seu trabalho, você vai aprender a melhorar o sistema de gestão da sua empresa com algumas dicas

Mesmo que você ainda não tenha aderido a nenhum software de gestão, é importante você conhecer os pontos estratégicos a serem desenvolvidos e já aplicá-los na implantação do seu sistema de gestão.

Faça um levantamento dos resultados gerais da empresa para conhecer a fundo quais são as maiores dificuldades e quais os pontos críticos para seu negócio. Após esse levantamento, fica muito mais claro onde estão os pontos a serem desenvolvidos e aqueles que são eficientes e geram resultados.

Realizar um mapeamento dos processos internos te permite identificar as etapas mais vulneráveis e trazer transparência nas informações. Isso ajudará e será muito útil caso haja alguma auditoria ou fiscalização.

Ao implementar um sistema na sua empresa, você precisa estar ciente de que esta ação mudará a cultura da sua empresa e os funcionários precisam ser instruídos para que isso não afete a produtividade e gere o resultado esperado (que é aumentar a produtividade e melhorar a qualidade).

Instrua sua equipe a cumprir os processos internos exatamente como eles são. Se sua empresa não segue um roteiro de informações, então é melhor começar a criar regras. Todo departamento precisa ter suas rotinas bem definidas, caso contrário o funcionário acaba fazendo o que julga importante e nem sempre é a melhor solução.

Incorporar sistema para empresas, tratando da gestão, é criar um meio para facilitar o fluxo de informações para que o gestor possa tomar decisões com base em dados reais e confiáveis. Mas para isso acontecer da maneira mais assertiva, seus colaboradores devem vestir a camisa e acreditar no propósito organizacional.

Todas essas mudanças decorrentes do novo software de gestão virão acompanhadas por uma mudança na cultura organizacional e pela adoção das melhores práticas do mercado, bem como da busca pelo conhecimento básico dos conceitos que são inerentes ao negócio de cada empresa.

Está pronto para enfrentar novas mudanças e aumentar a produtividade e, consequentemente, os ganhos da sua empresa? Entre em contato com nosso time de especialistas para saber como podemos te ajudar a alcançar seu objetivo.

Encare o desafio e seja um empreendedor de sucesso. Com esse post você tem conhecimento para otimizar seus processos e escolher o software mais adequado para a sua empresa.