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Saiba o que é produtividade e como ela impacta nos resultados

Se você está precisando de mais horas no seu dia e não consegue organizar as tarefas para cumprir todas no prazo estipulado, você precisa entender o que é produtividade e aprender a gerenciar seu tempo.

Se você está precisando de mais horas no seu dia e não consegue organizar as tarefas para cumprir todas no prazo estipulado, você precisa entender o que é produtividade e aprender a gerenciar seu tempo.

Você precisa acompanhar as novas tendências, pois pessoas e processos improdutivos não são aceitos pelo mercado que está cada vez mais competitivo e dinâmico. Aplicando estratégias de produtividade na sua rotina você consegue resultados relevantes como a melhora na qualidade de vida.

Quer saber como a produtividade pode melhorar seus resultados e te proporcionar um dia mais tranquilo? Continue lendo para saber o que é produtividade e quais são as atitudes que você precisa para ter um dia produtivo.

O que é produtividade?

A produtividade é uma qualidade que, de acordo com o dicionário, diz da eficiência da produção de algo, seja um produto em si ou a prestação de algum serviço, levando em consideração a quantidade produzida em relação ao tempo gasto para tal.

Produtividade está relacionada com a eficiência e ao tempo, sendo que, quanto menor for o tempo gasto para obter o resultado esperado, mais produtivo será o sistema da sua empresa.

Elaborado o sistema produtivo de gestão, você deve fazer avaliações constantes para ver se ele continua funcionando bem, com ganhos expressivos. O sistema está sendo produtivo se ele aumentar sua rentabilidade, caso contrário, faça ajustes para sua empresa não perder tempo e recursos.

As novas tecnologias e os novos métodos de organização no ambiente de trabalho partem do princípio que gerar produtividade é fator preponderante para alcançar resultados e ser aceito como um produto de qualidade pelo mercado.

De um modo geral, o entendimento de produtividade trata dos rendimentos financeiros provenientes dos processos, sendo avaliado de acordo com os fatores de tempo e eficiência.

A produtividade e as horas de trabalho

A carga horária de trabalho diária não é um indicador de produtividade. Trabalhar 8 horas por dia te mostra o tempo que você disponibiliza para trabalhar e não efetivamente que as decisões foram tomadas e os problemas solucionadas.

Controlar o nível de produtividade hoje em dia está mais relacionado com o resultado que você entrega de acordo com o tempo gasto para isso, e não se você está cumprindo um horário fixo.

Você já percebeu as novas empresas já deixam os funcionários terem horários flexíveis? Quer ter o trabalho dos sonhos sem se preocupar em bater o ponto eletrônico no horário certo? Seja um empreendedor super produtivo.

Muitas pessoas não gostam de acordar cedo, mas se levantar por volta de 5 horas da manhã pode tornar seu dia mais produtivo, já que logo no começo do dia você encontrará tempo para fazer alguma atividade física e resolver pequenos problemas que poderiam te estressar durante o dia.

Sabe aquelas coisas que você nunca tem tempo para fazer e vive procrastinando? Acorde cedo e resolva tudo isso. A ideia é acrescentar horas ao seu dia e que durante essas horas você não seja interrompido, assim, você conseguirá fazer tudo em menor tempo. Isso sim é produtividade.

6 dicas para ser produtivo

Se você é empreendedor já deve ter observado como faltam profissionais que se destacam no mercado para ocuparem bons cargos. E, enquanto funcionário, você deve ter percebido que as empresas estão cada vez mais exigentes.

Essas exigências são muito mais do que um currículo extenso. O que as empresas querem e realmente precisam são de profissionais capacitados e que tenham características específicas, entre elas se destacam a capacidade de saber se relacionar e ser produtivo.

Entregar resultados com qualidade e, juntamente a isso, entregá-los em um tempo mais curto é o grande desafio, tanto para empreendedores, quanto para funcionários que almejam melhores empregos (e salários).

A falta desse conjunto de habilidades é uma das maiores razões para as demissões no mercado de trabalho. O próprio dicionário te diz o que é produtividade e como você deve entender esse conceito para aplicar na sua vida profissional e pessoal.

Um misto de planejamento eficiente com o esforço diário que caminhando juntos levarão ao sucesso do seu negócio. Ao se tornar produtivo você vai perceber que não importa necessariamente a carga horária que você gasta no trabalho, mas sim o que você efetivamente faz com aquele tempo.

Se você chega em casa já tarde da noite, cansado, desgastado e com a mente cansada, faz uma avaliação de todas as tarefas que você desempenhou durante o dia e vê que mesmo passando muitas horas no ambiente de trabalho seu dia não rendeu como deveria, você está trabalhando do jeito errado.

Mesmo que você seja dono do seu próprio negócio, não há como obter sucesso sendo que seus processos são lentos. Você precisa acompanhar o mercado. Ficar para trás é render-se ao fracasso.

O ponto chave está no foco e na sua determinação. Haverá dias em que você trabalhará muito e terá muitos resultados por isso e, em outros dias, você produzirá muito pouco e a diferença não é um dia bom ou ruim. A diferença está na mentalidade com que você encara seu trabalho e quão disposto está para se manter no foco.

Agora que você entendeu o que é produtividade, veja as 6 dicas práticas que selecionamos para você se destacar como um profissional produtivo acima da média.

1. Planejamento e foco

Muitos profissionais (e principalmente os que ocupam cargos de gerência) começam o dia já respondendo e-mails, delegando tarefas a sua equipe, atendendo telefone e finalizando o que ficou pendente no dia anterior. Olha a quantidade de coisas para se fazer e, fazê-las ao mesmo tempo, despende muito mais tempo do que se dedicar um tempo determinado a cada uma delas.

Ao fazer muitas coisas ao mesmo tempo você não se concentra o necessário para resolver da melhor maneira possível. Ou você se dedicará em alguma tarefa e as outras ficarão “soltas”, ou você delega as demandas a serem executadas.

Caso você não tenha uma equipe que possa te ajudar com suas demandas, planeje seu dia e direcione o que você fará em cada tempo de acordo com a devida prioridade. O mundo não vai acabar se você não fizer tudo ao mesmo tempo. Determine tempo e faça tudo de acordo com o que está a seu alcance.

Assuma apenas as suas responsabilidades e deixe as pessoas trabalharem. Não é porque você tem capacidade e conhecimento para fazer tudo que você precisa centralizar tudo. Aprenda a delegar e siga seu planejamento para ao final do dia você ter cumprido todas as atividades que se propôs.

2. Reunião só se for produtiva

Veja quantas reuniões são marcadas por semana na sua agenda. Muitas, não é mesmo? Agora, de todas essas, conte quantas delas são realmente produtivas e você sai de lá com projetos ou soluções para as tomadas de decisões empresariais. É bem provável que o número tenha caído mais da metade.

Semanalmente, é comum que gestores de uma empresa se reúnam para falar de metas e apresentar o desenvolvimento de cada departamento. Outras reuniões de parche são que envolvem parceiros ou potenciais parceiros que desejam apresentar seus produtos. Para esses encontros, agende o tempo determinado e não o extrapole.
Você não pode deixar de comparecer a suas reuniões, mas pode torná-las mais produtivas fazendo reuniões curtas e que tragam algum resultado para você. Procure saber qual o grau de importância da sua presença em determinada reunião. Avalie se você fará falta durante o encontro e, caso não seja necessário, informe aos gestores da sua decisão de não comparecer em função da sua agenda.

3. Tenha uma lista de tarefas para cada dia

Ter uma lista de tarefas é para quem entende o que é produtividade e faz o dia render em função das demandas que consegue solucionar num tempo menor. Isso é produtividade: qualidade e velocidade caminhando juntos.

Durante o dia acontecerão muitas coisas e certamente isso influenciará no seu planejamento de tarefas. Por isso, é importante que essa lista esteja com você 24 horas por dia. Se mantenha organizado e atualizado de tudo que precisa fazer, inclusive os e-mails.

A melhor maneira de fazer listas é usar aplicativos para organizar sua vida. Ter uma agenda ou usar um bloquinho de notas pode ajudar,mas não resolve o problema. Já pensou na hipótese de perdê-lo? No caso dos aplicativos, tudo está salvo na nuvem e você consegue acessar a todo momento e de qualquer outro dispositivo.

4. Evite distrações

Você deve passar no mínimo 6 horas por dia no ambiente de trabalho e durante esse tempo todo você não passa mais de uma hora sem olhar suas redes sociais. O Whatsapp é mais comum, pois muitas pessoas o utilizam como uma maneira mais eficiente de se comunicar. No entanto, é preciso muito cuidado para que essa ferramenta produtiva de comunicação não se torne um problema.

Se você passa a conversar com seus amigos sobre o que vão fazer mais tarde, ou então se distraindo nos grupos do Whatsapp, você vai passar um bom tempo interagindo pelo seu smartphone e quando perceber já se foi pelo menos 20 minutos. E aquela olhadinha básica para ver o que está acontecendo no Facebook? Essa “olhadinha” facilmente se tornar uma hora.

Essas pequenas distrações tiram sua atenção durante as tarefas e faz você perder o foco. Se o trabalho estiver massante, o melhor é se levantar, tomar uma água, conversar rapidamente com alguém da sua equipe. Pequenos momentos de relaxamento durante o trabalho são importantes desde que eles não comprometam seu planejamento e suas tarefas não sem cumpridas por falta de tempo.

Outra distração bem comum é a pausa para tomar café. Geralmente as pessoas tendem a saírem juntas para conversarem, falar sobre o trabalho durante a pausa para o lanche. E se você estiver no meio de uma tarefa e seus amigos estiverem indo no momento da pausa deles no trabalho?

Se você sai com seus amigos e deixa a tarefa para depois você não é nada produtivo. Nessa situação você tem duas opções: ou pede para que te esperem, pois você ainda não finalizou uma tarefa, ou avise-os das suas demandas e encontre-os depois no refeitório. Você precisa se livrar da tarefa que está fazendo e as pessoas não vão te julgar por conta disso.

Se você faz homeoffice o ideal é ter um horário de trabalho bem definido, inclusive horário de almoço e pausas programadas. Se você deixa a televisão ligada e atende seu telefone residencial toda vez que ele toca, por exemplo, você não conseguirá cumprir os prazos ou passará muito mais tempo trabalhando do que realmente precisaria.

Faça uma análise de tudo que pode te distrair durante o período de trabalho e retire tudo para que sua jornada de trabalho seja produtiva e você não gaste mais tempo do que o necessário para solucionar as demandas. Essas distrações podem te fazer procrastinar, pois você se rende a elas.

5. Execute as tarefas

Se você está seguindo todas as 4 dicas acima e ainda encontra problemas na execução das tarefas, você ainda não entendeu o que é produtividade ou então suas tarefas estão longas demais, o que as torna impossíveis de serem executadas.

Quando você fez o seu planejamento, lá na primeira dica, você precisa ter certeza de que conseguirá resolver tudo durante o dia. Entenda o que efetivamente é necessário ser feito para solucionar cada demanda, para então determinar o tempo que você despenderá em cada uma das atividades.

Você precisa ser fiel a os prazos que você mesmo estipula, caso contrário você não dará conta do serviço e terá que parar várias vezes ao dia para reformular seu planejamento diário. Quando as tarefas são grandes demais e você acaba se perdendo e pegando mais de uma tarefa por vez.

A ideia é que você cumpra tudo o que planejou, e que nesse planejamento estejam tarefas realizáveis, ou seja, que você sozinho consegue resolver tudo por completo. Não coloque no planejamento algo que você já sabe que não será possível de solucionar naquele dia.

6. Planeje hoje o amanhã

Como você já leu nesse artigo, as coisas que acontecem durante o dia afetam as suas tarefas dali em diante. Por isso, ao fim do dia você precisa planejar o dia seguinte. Se você deixar para planejar seu dia assim que chegar no trabalho, a chance de você começar a trabalhar sem se planejar é muito alta. Então, ao fim do dia veja tudo o que você resolveu e o que ficou pendente. Para o dia seguinte determine as prioridades e ao chegar no trabalho já estará tudo pré-definido.

Percebeu como as dicas que te demos aqui são bem simples e fáceis? O foco é que você não tenha muito trabalho para colocá-las em prática e ao final desse artigo você mude seu método de trabalho a partir do entendimento sobre o que é produtividade.
Agora é com você! Coloque essas dicas em prática e terá uma equipe produtiva que renderá resultados mais do que o esperado. É importante lembrar que essas dicas não são uma mágica e só de seguir o que aprendeu aqui você chegará ao sucesso.

Empresas são feitas de pessoas e cada uma delas têm seus métodos e formas de trabalho. As dicas, portanto, são para nortear o trabalho direcionando para o caminho da produtividade. Caso ainda tenha alguma dúvida, entre em contato com nosso time de especialistas.