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Gestão da qualidade: aprenda a gerenciar seu tempo para aumentar a produtividade

Muito se fala sobre a gestão da qualidade no ambiente corporativo e não estamos falando daquele setor de controle de qualidade. O que você vai aprender aqui é a gestão da qualidade enquanto ponto chave para o aumento da produtividade.

Muito se fala sobre a gestão da qualidade no ambiente corporativo e não estamos falando daquele setor de controle de qualidade. O que você vai aprender aqui é a gestão da qualidade enquanto ponto chave para o aumento da produtividade.

Para tanto, independente da sua área de atuação, você precisa entregar resultados que tenham qualidade. Como conseguir esse feito? Através da gestão do tempo.

A gestão do tempo feita de maneira eficiente, além de elevar sua produtividade, melhora sua qualidade de vida e você se estressa menos evitando preocupações com entrega de prazos e ter que resolver muita coisa em pouco tempo.

Se você é desses que vive correndo e nunca tem tempo para nada, continue lendo para saber como gerenciar seu tempo da maneira mais eficaz e produzir resultados satisfatórios aumentando a produtividade.
Gestão da qualidade para quem?
Os consumidores são cada vez mais conscientes dos seus direitos e exigem alta qualidade dos produtos e serviços que consomem. Caso contrário, eles trocam de fornecedor (simples assim).

Se você não atender à necessidade deles, pode ter certeza que outra empresa com objetivos muito parecidos com a sua, vai entregar exatamente o que esse cliente quer. Está na hora de fazer a gestão da qualidade, certo?

A gerência destinada a avaliar a qualidade dos bens e serviços produzidos por uma empresa é para você que coloca seu cliente em posição de destaque. Isso porque sem cliente não há venda, não há demanda e muito menos trabalho.

Enquanto a qualidade está relacionada às características do produto ou serviço, a produtividade é como um parâmetro de eficiência, resultado da soma de todos os fatores durante os processos.

Percebe a ligação entre qualidade e produtividade? Pois bem. A gestão da qualidade é o método que visa sustentar a garantia dos processos produtivos e de qualidade. Tudo isso só será possível se você tiver organização.

Não existe processo produtivo desorganizado. A maior virtude hoje em dia é saber administrar o tempo e fazer com que todo o seu dia seja produtivo. Quer saber como? Mantenha a qualidade dos processos pela gestão do tempo.
Gerencie seu tempo para aumentar os ganhos
Pense a gestão do tempo como uma tarefa indispensável para a produtividade (e não só no ambiente de trabalho). A sua produtividade deve entregar resultados satisfatórios, você sabe bem disso, mas como conseguir isso?

Selecionados 5 dicas que aplicadas no seu dia a dia, ajudarão no aumento da produtividade, mantendo a qualidade dos processos, através da gestão do tempo.
1. Planeje tudo e com antecedência
Invista seu tempo direcionando tudo o que você tem a fazer para um dia e horário determinado. Reflita e organize essas demandas ao longo dia, da semana e do mês. Caso haja necessidade de deslocamento, pense na logística que você terá que fazer.

Você pode pensar que organizar as tarefas é perda de tempo, basta identificá-las e executar. Seguindo essa mentalidade, e muitos a consideram correta, você não tem tempo para quase nada durante o dia.

“24 horas é muito pouco para um dia só”. Se você ainda não disse essa frase, com certeza conhece alguém que sempre diz. Gerir o tempo é ter mais qualidade de vida e no trabalho. O tempo dedicado a cada atividade deve ser respeitado de acordo com o planejamento que você vai fazer.

Quando você definir as metas diárias e passar a executá-las do jeito que tem que ser, você vai ver como é bom ter hora certa para tudo e ainda ter um tempo livre mesmo com a agenda transbordando de compromissos. Faça uma lista de prioridades para te orientar da melhor forma possível.

2. Saiba exatamente o que você tem a fazer
O que, onde, como, com quem, quando. Sempre se faça essa pergunta antes de realmente colocar a mão na massa e pegar alguma coisa para fazer. O porquê de tantas perguntas? Simples! O fundamento do seu planejamento.

Agora que você já entende a importância de planejar com antecedência, fica claro identificar cada uma das tarefas e saber o que será preciso para solucionar tal demanda. Escolha as atividades parecidas (ou com o mesmo objetivo) e faça elas no mesmo momento.

Para cada demanda você precisa se concentrar e relembrar o que precisa ser feito, certo? Por isso, você ganha em agilidade no seu trabalho fazendo as atividades semelhantes ao mesmo tempo, garantindo a gestão da qualidade no dia a dia.

Outra dica importante é saber os locais onde você precisa estar durante o dia. Monte seus compromissos diários de acordo com o grau de importância de cada demanda, mas sem se esquecer do lugar físico que você precisará estar.

Você concorda que de nada adianta você ter uma agenda lotada e realizar apenas dois compromissos por dia, simplesmente pelo tempo de deslocamento que você vai gastar para chegar em cada lugar? Infelizmente isso acontece muito, mas há solução.

Se sua agenda é bem cheia, sem brechas para acrescentar novos compromissos, o seu foco deve ser em executar as atividades em tempo hábil. E para conseguir isso o primeiro passo é a organização de tarefas pelo planejamento.

3. Defina metas
“Deixa a vida me levar, vida leva eu…” Conhece essa música? Claro que sim, não é? Mas não é assim que você deve se comportar com sua empresa ou no seu trabalho. Não ter metas e procrastinar é um grande problema que, a longo prazo, apresentará danos à saúde do seu negócio.

A gestão da qualidade envolve agilidade nos processos e resolução de problemas da maneira mais adequada. Quando você decide por prolongar os prazos, pode até ser uma saída em um primeiro momento. Mas se isso acontecer com frequência você vai ver uma avalanche de tarefas cair em você quando menos esperar.

Você não pode gerir o tempo dos seus funcionários ou de qualquer outra pessoa, mas a responsabilidade com o que você faz com o tempo que tem é completamente sua. Trabalhe executando o que planejou e não fazendo ações emergenciais para resolver coisas que você deixou para depois.

Defina as metas no planejamento e cumpra exatamente os prazos e horários estimulados. Sem uma reeducação das atividades você não fará a gestão da qualidade de forma adequada.
4.Relaxe, mas não perca o foco
Você deve estar pensando: “mas como vou relaxar com mil coisas para fazer, além do trabalho tenho meus compromissos pessoais e cuidar dos meus interesses? ”. Relaxe! De nada vaia adiantar pilhar ao ver uma agenda lotada. Isso pode te causar um estafa mental.

Quando relaxamos e esfriamos a cabeça, nos proporcionando um momento fazendo algo que nos dê prazer, conseguimos encontrar soluções mais claras para os problemas. Já percebeu como isso realmente funciona?

O que estamos propondo para você não é passar o dia deitado no sofá. É claro que isso contribui para o relaxamento, afinal, quem não gosta de um momento de tranquilidade? Em alguns momentos essa pode ser uma boa ideia, mas não para o que pretendemos te ensinar aqui.

A ideia é que você faça pausas durante seu trabalho para se levantar e tomar uma água, conversar rapidamente com alguém da equipe, ler novas notícias ou até mesmo interagir nas suas redes sociais por 5 minutinhos.

Ao dar uma aliviada na tensão, ao voltar para sua mesa de trabalho vai ver que as coisas vão começar a fluir melhor e mais rápido. São essas ações que envolvem a gestão da qualidade no ambiente de trabalho, através da gestão do tempo.

5. Tenha o seu momento livre
Na dica acima você viu como pequenas pausas durante o horário de trabalho podem contribuir com agilidade no desenvolvimento dos processos. Mesmo que por poucos minutos, o cérebro tem um descanso daquela atividade exaustiva.

Esses pequenos momentos não substituem uma atividade de lazer. Possivelmente você já tem planos para as suas próximas férias e é nesse período que estamos desconectados e esquecemos dos problemas profissionais que realmente descansamos o corpo e a mente. Se não forem as férias, que seja um fim de semana tranquilo sem a pressão de entregar resultados e a necessidade de bater metas.

Passar o fim de semana inteiro trabalhando, perder noites de sono, levar trabalho para casa para adiantar o serviço dia seguinte, deixar de socializar porque precisa dar conta de fazer tudo dentro do prazo. Todas essas situações envolvem pessoas vivem para trabalhar e por não aliviarem essa tensão, ficam muito mais vulneráveis ao erro.

É importante você entender que não é o tempo que você gasta para resolver um problema e propor uma solução que determinará se você é bom e ágil ou se você demora a tomar decisão. O que realmente importa é como você gasta o tempo e quais tem sido suas ações diante de determinada situação.

A gestão da qualidade é uma forma de vivermos e convivermos melhor no nosso dia a dia com tudo o que temos que fazer. Por isso, se permita relaxar e aproveitar a vida além do trabalho.
Melhore a qualidade e a produtividade

Na primeira parte você aprendeu como fazer a gestão da qualidade através da gestão do tempo e ficou bem claro como tanto você quanto sua empresa podem ganhar em produtividade e melhorias na qualidade dos processos.

O foco, anteriormente, foi a gestão do tempo e agora você vai conhecer algumas maneiras de melhorar a qualidade e a produtividade nos processos organizacionais. Selecionamos os 5 passos principais para você implementar no seu negócio.

1.Conheça os processos
Conhecer e analisar os processos diz da efetividade da forma de trabalho, ou seja, não é se preocupar com as pessoas fazendo as devidas funções, mas sim observar as tarefas para estabelecer padrões e políticas institucionais a fim de aumentar a eficiência nas entregas. Para conseguir sucesso nessa etapa, você vai precisar educar seus funcionários para que eles possam entregar resultados de qualidade.
2.Conheça os processos da concorrência
Pesquise os processos que seus concorrentes estão usando e comparece com os da sua empresa. Meça-os pela eficiência na hora da execução do trabalho. Toda e qualquer informação é relevante na construção de um sistema assertivo e isso será a base para a gestão da qualidade. Boas ideias são sempre bem vindas, concorda?

3.Crie testes internos de qualidade
Durante a execução ou implementação de um novo processo, desenvolva testes para validar tal efetividade. Tenha como ponto de partida os altos índices de qualidade e produtividade no negócio da sua empresa.

Realizar testes durante o processo e não só no final, permite que você identifique as falhas pelo caminho e já proponha medidas para solucioná-las imediatamente. Aproveite essa etapa para mensurar, também, o tempo médio gasto para a resolução dos problemas.

4.Use estratégias
O seu foco precisa ser sempre em melhorar a otimizar os processos organizacionais. E você deve começar pela definição de estratégias. A gestão da qualidade parte de um bom planejamento, pois assim será possível identificar os problemas e tratá-lo para eliminá-los na fonte.

5. Saiba ouvir
Esteja atento a execução dos processos para manter a qualidade e alta produtividade e, fundamentalmente, prontifique-se a escutar. Ser resiliente e absorver os feedbacks é a melhor maneira de saber como sua empresa é vista por quem é externo a ela.

Faça pesquisas de satisfação para obter e mensurar dados válidos. A partir de então, você poderá agir com clareza para melhorar o seu produto ou serviço e gerar insights para novos desafios no ramo dos negócios.

Agora que você entendeu como fazer a gestão da qualidade da maneira correta, comece a colocar em prática, primeiramente, as dicas para a gestão adequada do tempo. Em seguida, siga os passos com as dicas para aumentar a produtividade da sua empresa.

Agora é hora de compartilhar o conhecimento. Queremos saber sua opinião! Escreva nos comentários qual o seu método de gestão da qualidade e do tempo.

Ficou alguma dúvida? Entre em contato com nosso time de especialistas e saiba como podemos te ajudar a gerir a qualidade da sua empresa otimizando o tempo e aumentando a produtividade.