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6 Dicas de otimização de tempo na sua empresa

Um dos maiores desafios que os empresários enfrentam é a otimização de tempo na sua empresa. As horas passam voando e por mais que tenha trabalhado muito, diversas vezes todos têm a sensação de que o dia não foi produtivo.

Um dos maiores desafios que os empresários enfrentam é a otimização de tempo na sua empresa. As horas passam voando e por mais que tenha trabalhado muito, diversas vezes todos têm a sensação de que o dia não foi produtivo.
Por mais que os dias e as semanas sejam programadas, geralmente é muito difícil seguir 100% o planejado, seja porque um funcionário da equipe chegou atrasado, por um material essencial para a sua produção esteja em falta, ou simplesmente pela falta de motivação.
A verdade é que muitas pessoas sentem que estão correndo contra o tempo para entregar seus trabalhos, mas com nossas dicas de otimização de tempo na sua empresa esse problema pode ser resolvido, tornando sua empresa muito mais produtiva.
Veja a seguir as 5 dicas que preparamos para te ajudar nesse processo de otimização.

1. Planejamento

A primeira dica, e talvez uma das mais importantes, é fazer um bom planejamento empresarial.
Vamos falar primeiramente em você, como pessoa. Se você planejar seu dia na noite anterior e se programar para fazer as 3 maiores prioridades no período da manhã, certamente seu dia será mais produtivo, pois você poderá acordar sabendo exatamente o que deve fazer ao longo do dia. Dessa forma, você evitará a perda de tempo com tarefas que não eram prioridade.
Outras dicas que você pode utilizar para planejar sua manhã é:

Essas dicas são essenciais para otimização de tempo como pessoa, e que consequentemente ajudarão no seu desempenho no trabalho.
Agora, falando sobre sua empresa, o planejamento também é muito importante, pois assim como você precisa planejar o que será feito ao longo do dia, sua empresa também deve fazer a mesma atividade.
Dessa forma, seus colaboradores saberão exatamente quais passos seguir ao longo do dia, da semana ou do mês, evitando a perca de tempo com atividades paralelas.
Você pode, por exemplo, utilizar a ferramenta 5w2h, que permite fazer um passo a passo detalhado para atingir cada objetivo empresarial.

2. Divisão e delegação de tarefas

É impossível obter uma alta produtividade se vocêestásobrecarregando um único funcionário. E isso também vale para você, empreendedor, pois até mesmo os empreendedores mais eficientes não conseguem um bom rendimento centralizando suas tarefas. Por isso, é preciso delegar para pessoas de confiança e dividir as tarefas dos funcionários que estão sobrecarregados.
Ouvimos muito no mundo corporativo o termo trabalho em equipe e realmente devemos colocar isso em prática. Nenhuma companhia consegue se levantar sozinha, por trás das empresas bem sucedidas existe uma equipe que torna tudo possível, e isso é essencial para otimização de tempo na sua empresa.

3. Evite Distrações

As distrações estão mais presentes do que possa imaginar. Muitas vezes pensamos que alguns minutos não interferirão na produtividade, mas isso não é verdade, porque geralmente esses poucos minutos viram horas, pois uma distração leva a outra e ao fim do dia tomou uma boa parte do tempo.
É muito importante fazer algumas pausas ao longo do dia para descansar a mente e retomar o foco, pois em algumas situações quando você fica muito tempo fazendo uma atividade que exige muito empenho, se torna cansativo e dessa forma, ocorre a perda de foco. Então, uma pausa nesse caso é necessária para não perder a produtividade.
Mas, use algumas técnicas para evitar a distração e fazer a otimização de tempo na sua empresa:

4. Organização

Outro ponto que pode atrapalhar a otimização de tempo na sua empresa é a falta de organização.
Você já chegou em um ambiente com pilhas de papéis e não sabia por onde começar a procurar o documento que precisava? Isso prejudica muito o trabalho, pois se o ambiente e sua mesa estiverem limpos e organizados, certamente as atividades serão muito mais produtivas e prazerosas.
É possível começar a organizar sua empresa hoje mesmo com a ajuda da técnica 5S, que consiste basicamente em:

Nesse caso, são aplicadas diversas técnicas como etiquetar as gavetas, manter o ambiente organizado e limpo, além de utilizar apenas o que for necessário.
Você pode tornar a aplicação do 5S prazerosa na sua equipe, dando brindes para quem estiver seguindo essa técnica da melhor forma, por exemplo.

5. Objetividade nas Reuniões

Sabemos a importância das reuniões para o gerenciamento do negócio, como expor novas ideias, identificar as falhas e o que pode ser melhorado, mas às vezes as reuniões se tornam cansativas e repetitivas e as coisas continuam acontecendo da mesma forma.
Então, uma dica ao empreendedor é fazer das reuniões uma fonte de motivação, para cada erro apontado. Faça também um elogio, fazendo com que sua equipe sinta vontade de melhorar e ultrapassar limites. Isso aumentará a produtividade e a otimização de tempo para sua empresa.

6. Utilize a tecnologia para ajudar na otimização de tempo na sua empresa

Outra dica que não podemos deixar de citar é a utilização de softwares empresariais para melhorar a produtividade, e consequentemente, a otimização de tempo na sua empresa.
Se você ainda utiliza planilhas de excel para controlar as atividades empresariais, certamente precisa se atualizar com urgência.
Um sistema empresarial pode automatizar diversas tarefas, como:

Se você quer ter uma empresa realmente produtiva, não deixe de investir em tecnologia com um bom ERP online para ganhar muito mais tempo, eficiência e melhora na gestão do seu negócio.
Gostou das nossas dicas? Deixe seu comentário abaixo e conte o que você vai começar a aplicar para fazer a otimização de tempo na sua empresa ainda hoje.