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4 dicas para transformar a ineficiência em eficiência organizacional

Apesar das medidas gerencias que você toma para agilizar e otimizar os processos internos da sua empresa, é inevitável que não tenha falha.

Apesar das medidas gerencias que você toma para agilizar e otimizar os processos internos da sua empresa, é inevitável que não tenha falha. As organizações são feitas de seres humanos passíveis de erros, ou seja, não há como exigir que tudo seja perfeito e ninguém erre em nenhum momento.

A burocracia excessiva, principalmente nos setores públicos, é um dos fatores que mais contribuem para a ineficiência. Quanto mais burocrática for uma empresa, menor será a probabilidade de seus processos serem concluídos no prazo previamente estabelecido e de forma objetiva.

Quer saber algumas razões para a ineficiência e como solucionar esse problema comum em várias empresas? Continue lendo esse post e ao final você poderá aplicar as dicas que aprender aqui no seu negócio.

A ineficiência e a perda de dinheiro

De acordo com algumas pesquisas, as empresas perdem em média 30 mil dólares por funcionário ao ano, só por causa da ineficiência. Imagina quantos outros projetos e ações você poderia fazer com esse dinheiro?

As tecnologias da informação trazem avanços aos processos organizacionais porque permitem que os colaboradores estejam conectados em tempo real, trocando informações e, consequentemente, agilizando os processos.

Isso contribui para resultados ágeis e mais fáceis de se monitorar, uma vez que estão em uma plataforma e todos os dados podem ser analisados e arquivados a qualquer momento. Esses softwares que focam na otimização dos processos são extremamente úteis para vários departamentos.

Algumas empresas insistem em manter processos burocráticos e impede o crescimento progressivo. Empresas jovens e ligadas no mercado contratam profissionais com capacidades gerenciais para atribuir a eles autonomia, para agilizar os processos e reduzir tudo que é desnecessário.

Assim, os profissionais se sentem mais engajados, pois assumem responsabilidades diante da empresa. Outro benefício é a redução de gastos administrativos que os longos processos demandam. Afinal, no meio corporativo, tempo é dinheiro.

A ineficiência é culpa do gestor?

O que você acha? Uma empresa com processos burocráticos que chegam a ser cansativos e funcionários ineficientes é culpa do gestor? Cada empresa é um caso e, por isso, não se pode dizer quem está certo ou errado. A proposta é que você reflita no seu caso em específico.

A todo momento estamos nos relacionamento com alguém, seja amigo, parente ou colega de trabalho. Muito da sua personalidade pode ser definido pelas relações que você tem. Como em todas as formas de relacionamento, existe o poder de influenciar o outro.

No ambiente empresarial os gestores são os influenciadores e, na maioria das vezes, a relação entre eles e os funcionários é hierárquica e distante. Os colaboradores se sentem desconfortáveis ao terem que falar com o chefe.

Mas você já parou para pensar o porquê que os gestores geralmente são bravos e estressados? Eles sofrem muita pressão, além de assumirem grandes responsabilidades e trabalharem muito. Esse comportamento agressivo que amedronta os funcionários faz com que eles se reportem menos aos gestores ou então esperam que os gestores os procurem.

A partir disso a ineficiência começa a se instalar. Por outro lado, a proatividade do colaborador é colocada em questão, pois como integrante da empresa ele deve contribuir para obter maiores e melhores resultados.

O método de influência nas relações humanas nas empresas deve ser repensado. Do gerente autoritário que manda e desmanda, para o gestor que influencia pela sugestão. Essa mudança só tende a melhorar os relacionamentos internos e a imagem dos gestores, transmitindo a sensação de que o gerente está pedindo e não mandando.

É bem melhor que os funcionários trabalhem sem muita pressão e se sintam bem dentro da empresa. Aproximar e fazer com que todos os funcionários se relacionem contribui para agilidade dos processos.

Agora que você entendeu algumas razões pelas quais a ineficiência acontece nas empresas, veja as 4 dicas para reduzir as ineficiências operacionais:

  1. Atualize as etapas dos processos

As mudanças no modo em que são conduzidos os processos devem ser feitas apenas por quem conhece a fundo a real necessidade de cada uma das etapas e sabe a importância disso para a organização.

Com o ajuda de plataformas online é possível agilizar os processos e menos pessoas conseguem analisar os dados com rapidez, uma vez que esses dados podem ser acessados em tempo real.

Assim, a empresa só tem a ganhar com o aumento de produtividade, redução de custos com funcionários, cumprimento dos prazos nas entregas das demandas e, consequentemente, uma padronização dos fluxos.

  1. Tenha o organograma bem definido

Repensadas as etapas dos processos, haverá mudanças no quadro de pessoal. Isso implicará na atualização do organograma e remanejo de funções administrativas. O objetivo é que o empreendedor tenha a seu lado profissionais que vistam a camisa  da empresa e adaptem as mudanças.

Mudanças afetam as relações entre funcionários. Pensando nisso, é preciso escolher os colaboradores que colocam os objetivos da empresa em primeiro lugar e não alimentam intrigas entre colegas. Agindo dessa forma, você conhece melhor seus funcionários e torna o processo mais produtivo e delega a eles o poder de decisão.

  1. Nunca esqueça das metas

Você tem seus objetivos desde a fundação da sua empresa. As metas variam de acordo com o tempo e tê-las é fundamental para continuar crescendo e aumentando os rendimentos. Seu objetivo vai precisar ser reformulado na medida em que você vai monitorando os resultados.

Acompanhar os processos em todos os estágios para estar apto a propor melhorias e mesmo com as tarefas administrativas ocupando maior parte do tempo, não perca o foco de sempre definir metas.

  1. Estabeleça rotinas

É pela rotina que você conseguirá acompanhar se todas as mudanças deram certo e como sua equipe está agindo diante do novo formato. Revisar os processos e planejamentos institucionais, medindo resultados e identificando novos ideias de melhorias são os pontos a serem checados pelo gestor e apresentados em reuniões periódicas.

Transformar a ineficiência em eficiência é um desafio constante que pode ser mais fácil com suportes para aumento de produtividade.
Você implantou algum sistema para combater a ineficiência e teve bons resultados? Compartilhe com a gente nos comentários.